Jak napisać umowę?
W obecnych czasach nie sposób uniknąć regularnego zawierania umów. Wielu osobom, odwiedzając operatora telekomunikacyjnego lub bank, zdarza się złożyć swój podpis pod wielostronicowymi dokumentami bez dokładnego przeczytania. Tym samym – bez świadomości – godzą się one na niekorzystne warunki i znaczną dysproporcję stron.
Czasami okazuje się jednak, że to my musimy przygotować umowę. Może ona dotyczyć różnych czynności, takich jak sprzedaż, darowizna, pożyczka, najem, świadczenie usług i wiele, wiele innych. Jeżeli przedmiot umowy nie jest skomplikowany i potrafimy dobrze określić nasze zamiary, warto samemu spróbować napisać umowę. Jest to znacznie bezpieczniejsze niż bezkrytyczne posługiwanie się wzorcami znalezionymi w internecie. Przede wszystkim daje to gwarancję, że podpisując umowę będziesz miał świadomość, jakie są Twoje prawa i obowiązki.
Poniżej przedstawiam 6 punktów, o których należy pamiętać sporządzając umowę.
1. Właściwie określ strony umowy
Może brzmi to zaskakująco, ale wiele problemów z umową pojawia się już na samym początku. Jak określić strony? Jakie podać dane? Odpowiedź jest prosta – potrzebne są te informacje, które pozwolą nam jednoznacznie określić, kto zawarł umowę i gdzie znajduje się miejsce zamieszkania lub siedziba stron. W przypadku osób fizycznych wystarczy zatem imię i nazwisko, PESEL oraz adres zamieszkania. Jeżeli stroną umowy jest przedsiębiorca, warto dopisać jego NIP oraz nazwę, pod jaką prowadzi działalność gospodarczą.
Należy pamiętać o tym, że spółka cywilna nie jest podmiotem w rozumieniu prawa cywilnego. Dlatego też stroną umowy są wszyscy jej wspólnicy, a nie spółka! Jeżeli natomiast zawieramy umowę z osobą prawną, to powinniśmy najpierw sprawdzić jej dane w KRS i upewnić się, kto jest uprawniony do jej reprezentowania. Stąd też jeżeli stroną jest np. spółka z o.o., to pod jej określeniem powinna znajdować się informacja, przez kogo jest reprezentowana (członka zarządu, prokurenta, wraz z jego danymi). Jego umocowanie powinno stanowić załącznik do umowy.
Wreszcie, pilnujmy właściwego i konsekwentnego nazywania stron w całej umowie. Zależnie od jej rodzaju, po nazwaniu i określeniu strony dopiszmy sformułowanie „zwany dalej Zleceniobiorcą/Zleceniodawcą/Kupującym/Sprzedawcą” itp.
2. Wprowadź definicje pojęć
Jeżeli to tylko możliwe, umowa powinna być krótka i zwięzła. Nie ma potrzeby powtarzać za każdym razem obszernych opisów przedmiotu danej umowy. Jeżeli sprzedajemy samochód, to nie musimy w każdym paragrafie określać go ze wszystkimi detalami. Wystarczy dokładnie opisać go na początku i zastrzec, że w dalszej części umowy będzie określany jako „pojazd”. Uwagi te są bardzo istotne również przy zawieraniu umów najmu (dla określenia nieruchomości) oraz świadczenia usług (dla sprecyzowania ich rodzaju i zakresu). Umieszczenie słowniczka znacznie zwiększy czytelność umowy i pomoże uniknąć niepotrzebnych wątpliwości.
3. Operuj prostym, ale precyzyjnym językiem
Zgodnie z największym mitem, jaki panuje w odniesieniu do umów, muszą być one napisane sztywnym i archaicznym językiem. Dlatego też regularnie mamy do czynienia z tekstami niezrozumiałymi, zawiłymi i niepotrzebnie skomplikowanymi. Trzeba pamiętać, że umowa przede wszystkim ma odpowiednio wyrazić wolę stron. Im tekst będzie jaśniejszy, tym łatwiej będzie ująć istotę samej umowy. Podpisując się pod treścią powinieneś dokładnie wiedzieć, na co się zgadzasz oraz jakie masz prawa i obowiązki. Nie bój się skracać niektórych formułek oraz zmieniać słowa na bardziej zrozumiałe.
Nie oznacza to oczywiście, że cała umowa ma być napisana językiem potocznym. Ważnym jest, aby kluczowe słowa odpowiadały pojęciom kodeksowym. Klasycznym przypadkiem jest tutaj mylenie zaliczki z zadatkiem czy niewłaściwe nazwanie stron. Jeżeli przygotowujesz się do sporządzenia umowy, zajrzyj do kodeksu cywilnego lub innej ustawy, co pozwoli Ci odpowiednio dobrać słowa.
Ważnym jest także sam sposób redagowania umowy. Staraj się, aby w sposób logiczny podzielić umowę na paragrafy. Możesz też dodać podpis do każdego z nich, jak np. „przedmiot umowy”, „zobowiązania Zleceniobiorcy”, „postanowienia końcowe” itp. Paragrafy możesz podzielić na ustępy, które dla większej czytelności powinny składać się z jednego zdania. Dzięki temu będziesz mógł też precyzyjnie odwołać się w dalszej części do wcześniejszych postanowień.
4. Ustal sposób wypowiedzenia umowy
Pamiętaj, aby w treści umowy wskazać, w jaki sposób i z jakich powodów można wypowiedzieć umowę. Jeżeli zawierasz umowę pisemną i nie zastrzeżesz żadnego rygoru, to zgodnie z kodeksem cywilnym jej wypowiedzenie będzie dopuszczalne w formie dokumentowej. Oznacza to, że wystarczy przesłanie maila lub smsa!. Dlatego też, dla zwiększenia swojego bezpieczeństwa, należy dokładnie określić terminy wypowiedzenia oraz zastrzec formę pisemną pod rygorem nieważności.
5. Zagwarantuj stronom równe prawa
Powinieneś pamiętać o tym, żeby nie doprowadzić do dysproporcji świadczeń. Dobra umowa to taka, która pozwoli stronom zrealizować swój cel, zabezpieczyć ich interes i zachęcić do dalszej współpracy w przyszłości. Kluczowe jest zatem równe określenie praw i obowiązków stron. Jeżeli nałożysz na drugą stronę zbyt rygorystyczne obciążenia i bardzo krótkie terminy, możesz go zniechęcić do dalszej współpracy. Z drugiej strony, nawet w kontaktach z zaufanym partnerem należy doprecyzować konsekwencje naruszenia zobowiązań wynikających z umowy. Nie bój się wprowadzić postanowień dotyczących kar umownych czy podwyższonych odsetek, o ile tylko nie będą one dysproporcjonalne w stosunku do nałożonych obowiązków. Rolą takich przepisów jest bowiem nie tylko ułatwienie dochodzenia odszkodowania, ale także mobilizowanie drugiej strony do przestrzegania warunków i terminów.
6. Skonsultuj wątpliwości z prawnikiem
Czasami okazuje się, że przedmiot umowy jest na tyle skomplikowany, że potrzebna jest pomoc fachowca. W tej sytuacji warto jest odwiedzić adwokata lub radcę prawnego i poprosić o sporządzenie lub poprawienie umowy. Pamiętaj, że znacznie lepiej jest upewnić się co do jej treści przed podpisaniem, niż borykać się później z daleko idącymi konsekwencjami. Dlatego też, jeżeli nie jesteś pewien, czy umowa zagwarantuje prawidłowe wykonanie umowy albo czy odpowiednio zabezpieczyłeś swoje interesy – skorzystaj z pomocy prawnika. Dotyczy to nie tylko sporządzania umów, ale też konsultowania wzorców umownych proponowanych przez przedsiębiorców. Wielokrotnie bowiem okazuje się, że sprzedawcy, instytucje finansowe oferujące pożyczki i inne podmioty proponują rażąco niekorzystne warunki, skutecznie je ukrywając przed konsumentem.
